Qrup üçün tərtib olunan sənədin sütununda turizm sözü yazılır. Bölmənin inzibatçısı qrup üçün nömrədə yerləşmənin nağdsız icazə vərəqini mərtəbəyə təqdim etmək üçün yazır və orada turistlərin nömrələrini göstərir.
Qeyd etmək lazımdır ki, turistlərə müxtəlif mərtəbələrdə nömrələr verilirsə, hər mərtəbəyə ayrıca icazə vərəqi yazılır. İnzibatçı hər bir turistə ayrıca vizit kartı yazır. Ödəniş nağdsız olduğuna görə kassir qrup üçün çek yazmır. Bəzən turizm firmaları turistlərə putyovka ilə yanaşı, yük (baqaj) üçün nömrəli yarlık (etiket) verirlər. Yarlıkdakı nömrə turistin siyahıdakı nömrəsinə uyğun olur. Oteldə otaqlara turistlərin yerləşdirilməsi zamanı, otelin xidmətçisi (bell boy) bu yarlıka əsasən turistin yükünü (baqajını) nömrəsinə aparır. Çox vaxt, oteldə təyin olunmuş yaşayış müddətindən artıq qalanda (saat 12:00-dan - hesab vaxtı) turistlər əlavə hesab ödəməmək üçün, 1 və ya 2 nömrə saxlamaqla yerdə qalan nömrələri azad edirlər. Bu nömrələr turistlərin yüklərini yığmaq və istirahəti üçün lazım olur.
Xarici vətəndaşların və turist qrupunun oteldə qeydiyyatının bəzi xüsusiyyətləri.
Azərbaycan Respublikasının ərazisinə daxil olan xarici vətəndaşlar viza almalıdır. Viza, dövlətin, xarici vətəndaşa, ölkəyə gəlib-getməsi və ya ölkənin ərazisindən tranzit keçməsi üçün verdiyi xüsusi icazədir. Viza xarici vətəndaşın pasportunda qeyd olunur və ya pasporta əlavə vərəq (ayrıca sənəd) kimi verilir (turist qrupları üçün).
Vizalar birdəfəlik (entry visa), çoxdəfəlik (multiple entry visa), tranzit (transit visa), turist (tourist visa) və s. ola bilər. Ölkəyə daxil olmaq üçün viza (entry visa) xarici dövlətin diplomatik nümayəndəliyi tərəfindən verilir.
Oteldə qonağın və ya turist qrupunun qeydiyyatı zamanı, inzibatçı (resepşinist) vizanın müddətinə, qeyd nömrəsinə, tarixinə, otelin adına diqqət yetirməlidir.